Cómo calcular viáticos de viaje: tarifas, medio día y horarios
27 de octubre de 2026 · 5 min de lectura
Calcular viáticos parece fácil hasta que llegan las dudas: ¿se paga completo el día que la persona sale a las 4 de la tarde? ¿Y el día que vuelve? ¿El gerente recibe lo mismo que el técnico? Con unas pocas reglas claras, el cálculo se vuelve automático y nadie discute.
1. Defina tarifas, no montos sueltos
Una tarifa es el monto por día para un tipo de viaje. Lo más práctico es tener pocas: por ejemplo Nacional, Faena norte y Extranjero. Y en cada una, el desglose:
- Alojamiento: $15.000
- Alimentación: $12.000
- Movilidad: $3.000
Total: $30.000 por día. El desglose ayuda a explicar el monto y a mostrar que es razonable.
2. El día de regreso
La regla más usada es pagar medio día el día que la persona vuelve, porque normalmente almuerza o cena en el viaje, pero ya no duerme fuera. Ejemplo: un viaje del lunes al viernes son 4 días completos más medio día: 4 × $30.000 + $15.000 = $135.000.
3. Si quiere ser más justo: horarios
Algunas empresas ajustan el primer y el último día según la hora:
- Sale antes de las 14:00 → se paga el día completo. Sale después → medio día.
- Vuelve antes de las 14:00 → medio día. Vuelve después → día completo.
Así, quien sale a las 16:00 un lunes y vuelve el viernes a las 20:00 recibe: medio día + 3 días + 1 día = 4,5 días.
4. Viajes con varios destinos
Si un técnico pasa 3 días en una faena y 2 en otra ciudad, lo correcto es calcular cada tramo con su tarifa: 3 × $45.000 + 2 × $30.000 = $195.000. Usar una sola tarifa para todo el viaje genera reclamos o pagos de más.
5. Niveles por cargo
Si su política lo contempla, aplique un porcentaje por nivel: por ejemplo Gerencia 120% y Jefatura 110%. Póngalo por escrito para que no sea una negociación en cada viaje.
6. ¿Se rinde o no se rinde?
Defina si el viático es una asignación (se paga y no se rinde) o un anticipo a rendir (la persona justifica con boletas). Si se rinde, decida también si puede gastar más que el viático o si debe rendirlo completo.
El cálculo, sin planillas
En el EMS estas reglas se configuran una vez: tarifas con desglose, horarios, tramos y niveles. Desde ese momento, cada persona ve su viático calculado antes de enviar la solicitud, y quien aprueba ve exactamente de dónde sale cada peso. Si corrige una fecha, el viático se recalcula solo y queda registrado lo pedido y lo aprobado.
Estas guías son informativas y no reemplazan la asesoría de un contador o abogado.
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