Política de gastos de viaje: una guía simple para empresas con equipos en terreno

27 de octubre de 2026 · 5 min de lectura

Una política de gastos de viaje no tiene que ser un documento de 20 páginas. Tiene que responder, en una hoja, las preguntas que su equipo hace cada vez que sale a terreno. Si la gente tiene que preguntar, la política no está funcionando.

Lo que debe responder

1. ¿Quién puede viajar y quién lo aprueba? Por ejemplo: el jefe directo aprueba; sobre cierto monto, también Finanzas.
2. ¿Con cuánta anticipación se pide? Ideal: 5 días hábiles, salvo urgencias.
3. ¿Cuánto es el viático? Las tarifas por tipo de viaje, con su desglose por día.
4. ¿Qué pasa con el día de salida y de regreso? Medio día, o según la hora.
5. ¿Qué se rinde y qué no? Si el viático se rinde con boletas o es una asignación.
6. ¿Qué gastos no se pagan? Alcohol, multas de tránsito, gastos personales.
7. ¿Qué documento se pide? Boleta o factura, y cuándo se exige factura.
8. ¿Hasta cuándo se rinde? Por ejemplo, 5 días después de volver.

Un ejemplo para partir

Ajuste los montos a su realidad, pero mantenga la estructura: corta, con números y sin interpretaciones.

De la hoja al sistema

Una política sólo sirve si se cumple sin esfuerzo. En el EMS, las reglas de la política quedan configuradas: tarifas, horarios, niveles, quién aprueba y qué gastos generan alerta. La persona pide el viaje y ve su viático, el jefe aprueba desde el celular y Finanzas tiene todo respaldado. La política deja de ser un PDF que nadie lee.

¿Quiere saber cuánto tiempo le ahorraría? Pruebe la calculadora del EMS.

Estas guías son informativas y no reemplazan la asesoría de un contador o abogado.

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