Integración con el CRM
La integración conecta Shark CMMS Mantenimiento con una cuenta del CRM. La regla de base es simple:
- El CRM es la fuente de los datos comerciales: empresas, contactos y propietario (vendedor).
- Shark CMMS Mantenimiento es la fuente de los datos técnicos: sucursales, equipos, códigos QR, OTs e historial de servicio.
La sincronización nunca borra ni sobrescribe sucursales, equipos, QR, OTs ni el historial técnico.
La integración está en Administración › Integración CRM y sólo la ven los perfiles de administración.
Conexión
La clave de la aplicación privada del CRM se guarda como secreto del servidor. Nunca se escribe en la pantalla ni en el navegador.
Use Probar conexión para verificar que la clave funciona. Si la conexión no es válida, la pantalla indica cómo renovarla.
Qué se sincroniza
- Empresas del CRM → clientes de Shark CMMS Mantenimiento.
- Contactos asociados → contactos del cliente.
- Propietarios del CRM → vendedores, para asignar la cartera.
Qué empresas entran
En Qué se importa y prioridades se define el alcance:
- Importar sólo empresas clasificadas como clientes: se filtra por una Propiedad del CRM y sus Valores aceptados. Las empresas fuera de esa etapa, por ejemplo los leads, se quedan sólo en el CRM.
- Filtro de actividad: por defecto, sólo se importan empresas con actividad en los últimos 24 meses. Las demás quedan sólo en el CRM.
Una empresa que ya está vinculada se sigue actualizando aunque cambie de etapa.
Vendedor asignado a mano
Si en Shark CMMS Mantenimiento alguien asignó el vendedor a mano y el CRM indica otro, usted elige la política:
- Conservar el del CMMS y dejar el conflicto en revisión (recomendado).
- Usar siempre el del CRM. El cambio queda en el historial.
Toque Guardar configuración después de cambiar estas opciones.
Importación inicial completa
La sincronización diaria sólo comienza cuando existe una importación inicial aplicada.
- En la pestaña Sincronización, toque Vista previa completa. Shark CMMS Mantenimiento descarga todas las empresas y contactos. No guarda nada todavía.
- Revise el resumen: empresas nuevas, empresas a actualizar, vinculadas a clientes existentes, contactos nuevos, posibles duplicados, empresas sin vendedor y registros fuera del alcance.
- Revise el Detalle por registro. Puede descargarlo con Detalle CSV o Errores CSV.
- Si todo está bien, toque Importar ahora y confirme. Si no, use Descartar vista previa.
Los posibles duplicados no se aplican: van a la pestaña Revisión. La importación no crea usuarios del portal ni envía invitaciones.
Sincronización diaria
Con Sincronizar automáticamente todos los días activo, Shark CMMS Mantenimiento trae los cambios del CRM una vez al día, a las 00:05 hora de Chile por defecto. Puede cambiar la Hora (hora de Chile) y la Zona horaria.
- Es incremental: pide lo modificado desde la última corrida exitosa, con un Solapamiento de seguridad (min) para no perder cambios.
- Nunca corren dos sincronizaciones a la vez.
- Si falla, reintenta sola a los 5, 15, 45 y 120 minutos. Si sigue fallando, avisa a administración.
- Si se acumulan más pendientes que el umbral Avisar si hay más pendientes que, también avisa.
Para correrla en el momento, toque Sincronizar ahora. Vista previa de cambios muestra lo que traería sin aplicarlo.
Los registros que fallaron aparecen en Registros con error. Puede Reintentar ahora o Descartar cada uno.
Revisión de duplicados y conflictos
La pestaña Revisión reúne lo que el sistema no decide solo:
- Posible duplicado: una empresa del CRM se parece a un cliente existente. Elija Es el mismo: vincular, Vincular con otro cliente…, Es distinto: crear cliente nuevo o Descartar.
- Conflicto de datos: un dato fue editado en Shark CMMS Mantenimiento y el CRM trae otro valor. La tabla compara ambos. Elija Usar datos del CRM o Conservar datos del CMMS.
- Conflicto de vendedor: elija Usar vendedor del CRM o Mantener vendedor del CMMS.
- Duplicado dentro del CRM: dos empresas del CRM con el mismo RUT.
Envíos al CRM
Los cambios de empresas y contactos hechos en Shark CMMS Mantenimiento pueden enviarse al CRM. La pestaña Envíos al CRM muestra la Cola de envíos.
La escritura en el CRM está deshabilitada hasta que administración active el parámetro correspondiente y la clave tenga permisos de escritura. Mientras tanto, los cambios esperan en cola. Con la escritura activa, use Enviar pendientes ahora o Reintentar en un envío con error.
Mapeo de campos
En Mapeo de campos puede indicar qué Propiedad del CRM (nombre interno) corresponde a cada campo de Shark CMMS Mantenimiento. Use Cargar propiedades desde el CRM para elegir de la lista y luego Guardar mapeo.
Registro
La pestaña Registro guarda cada corrida: tipo, inicio y término, resultado y errores.
Preguntas frecuentes
Edité el teléfono de Pájaro SpA y el CRM trae otro. ¿Qué pasa? La diferencia queda en Revisión como conflicto de datos. Usted elige qué valor conservar.
¿La sincronización puede borrar un cliente? No. La integración no borra datos de Shark CMMS Mantenimiento.